Privacyverklaring Forward GGZ

Privacy en veiligheid

Forward GGZ doet er alles aan om je privacy te garanderen. In deze privacyverklaring staat hoe we omgaan met persoonlijke gegevens. Zowel als je patiënt bij ons bent, wanneer je een medewerker van Forward GGZ bent of je persoonlijke gegevens achterlaat.

In de Wet Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) staat beschreven wat de rechten en plichten zijn op het gebied van je patiënten-/medewerkersdossier en de wijze waarop medewerkers van Forward GGZ dienen om te gaan met je persoonsgegevens.

Wanneer je contact met ons opneemt, geef je een aantal persoonsgegevens, zoals je naam, e-mailadres en telefoonnummer aan ons door. Wij gebruiken deze gegevens alleen om contact met je op te kunnen nemen en je vragen te beantwoorden. Wij bewaren deze gegevens niet langer dan noodzakelijk is. De persoonsgegevens die je doorgeeft, verstrekken wij niet aan derden.

Wij willen je persoonsgegevens beschermen. Deze privacyverklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens die Forward GGZ verzamelt: via aanmeldingen (indicaties, zorglegitimaties), sollicitaties, informatieaanvragen, de website of anders.

1 Persoonsgegevens

1.1 Persoonsgegevens die wij verwerken

Forward GGZ verwerkt je persoonsgegevens[1] doordat je gebruik maakt van onze diensten en/of omdat je zelf persoonsgegevens aan ons verstrekt.

Hieronder vind je een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

  • NAW-gegevens
  • E-mailadressen
  • Overige persoonsgegevens die je zelf aan ons verstrekt op onze website of in schriftelijke/ mondelinge correspondentie met ons.

1.2 Waarom verwerken wij je persoonsgegevens?

Forward GGZ verwerkt je persoonsgegevens voor de volgende doelen:

Om je te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze zorgverlening en samenwerking uit te kunnen voeren.

Om je gestelde vragen die je via een contactformulier op de website of per mail hebt achtergelaten te kunnen beantwoorden. Vragen welke via de website zijn gesteld, worden niet op de website opgeslagen. Je contactgegevens en vragen komen rechtstreeks in de mailbox van het secretariaat van Forward GGZ.

1.3 Welke gegevens verwerken wij nog meer?

Wij als Forward GGZ werken voor patiënten, in samenwerking met familieleden, verwijzers en hulpverleners. Om goede behandeling te kunnen bieden verwerken wij daarom ook persoonsgegevens en bijzondere persoonsgegevens. Dat moeten we ook van de wet. Deze gegevens staan in een beveiligd elektronisch cliëntendossier en in een declaratiesysteem. De toegang tot de gegevens (autorisatie) is uitsluitend voor de medewerkers die een directe werkrelatie hebben met een patiënt of medewerkers die de gegevens dienen te verwerken/declareren vanwege de zorgadministratie. Alle medewerkers van Forward GGZ zijn zich zeer bewust van de wet- en regelgeving en zorgvuldige omgang met de verwerking van persoonsgegevens.

1.4 Bijzondere persoonlijke gegevens

Om goede en veilige zorg te kunnen verlenen, bewaren en verwerken wij je persoonsgegevens en bijzondere persoonsgegevens[2]. Zo werken wij ook met behandelplannen, rapportages en registraties. Dit is noodzakelijk voor het bieden van goede zorg, kwalitatieve samenwerking, om afspraken te maken en de juiste administratie te kunnen voeren. Al deze persoonlijke gegevens bewaren wij in een beveiligd elektronisch dossier, welke alleen toegankelijk is voor geautoriseerde medewerkers van Forward GGZ, welke een werkrelatie met de patiënt hebben.

1.5 Persoonsgegevens delen met derden

Forward GGZ verstrekt persoonsgegevens uitsluitend aan derden als dit strikt noodzakelijk is voor de uitvoering van goede zorg of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. We bespreken dit met je en vragen altijd toestemming aan je om deze informatie te mogen delen. 

1.6  Wie verwerkt jouw persoonsgegevens?

Wij als Forward GGZ zijn de enigen die je persoon- en contactgegevens verwerken. Mocht je vragen hebben over de verwerking van je persoonsgegevens of gebruik wilt maken van je rechten, neem dan contact op met:

Forward GGZ
T.a.v. Functionaris Gegevensbescherming
Rosendaalsestraat 414

6824 CS Arnhem
E: info@forwardggz.nl

2. Privacy bij sollicitatie

Wanneer je bij Forward GGZ solliciteert, ontvangen wij jouw persoonsgegevens vanuit jouw cv en motivatiebrief. Wij als Forward GGZ willen zeer zorgvuldig met deze informatie omgaan. Hieronder lees je hoe we jouw gegevens gebruiken, wie het te zien krijgt, waar we jouw documenten opslaan en hoe lang we je gegevens bewaren.

2.1 Sollicitatieprocedure
Als je bij Forward GGZ solliciteert, komen je gegevens terecht bij het secretariaat, welke deze deelt met de raad van bestuur. De raad van bestuur beoordeelt je sollicitatie. Wanneer jij door de eerste selectie komt, worden jouw gegevens gedeeld met geselecteerde medewerkers van Forward GGZ. We willen graag beoordelen of je geschikt bent voor de functie. Mocht je als geschikt bevonden worden, zullen wij je uitnodigen voor het eerste sollicitatiegesprek.

2.2 Welke gegevens verwerken wij en waarom?
Wij vragen bepaalde persoonlijke gegevens van je. Deze gebruiken we om contact met je op te kunnen nemen en om te kunnen beoordelen of je geschikt bent voor de betreffende functie. Wij gebruiken deze gegevens alleen voor de hier beschreven doeleinden en niet voor andere verwerkingen.

2.3 Toestemming

Wanneer je bij ons solliciteert, geef je toestemming om bovenstaande procedure te volgen. De gegevens die je met ons deelt, gebruiken we alleen voor de sollicitatieprocedure en delen we niet met derden zonder hiervoor eerst jouw toestemming te vragen.

2.4 Hoe lang bewaren we je gegevens?
Je motivatiebrief en cv worden digitaal op een beveiligde plek bewaard. Jouw gegevens worden maximaal zes weken bewaard nadat de betreffende vacature gesloten is. Daarna worden deze vernietigd.

3. Rechten van betrokkenen

3.1 Rechten patiënten en medewerkers

Je hebt de volgende rechten waarvoor je bij ons een verzoek voor kunt indienen:

  • Inzage in de persoonsgegevens die wij van jou verwerken;
  • Het laten corrigeren van fouten;
  • Het laten verwijderen van persoonsgegevens.

Om in dit kader een verzoek aan ons te doen kun je contact met ons opnemen via
secretariaat@forwardggz.nl. Daarbij kan je aangeven wat er gewijzigd, verwijderd of aangevuld moet worden. Wanneer je een verzoek doet, kan het zijn dat we vanwege wettelijke of organisatorische eisen we niet altijd aan je verzoek kunnen voldoen. Hierover zullen we dan een toelichting geven.

3.2 Klachtenformulier

Als je niet tevreden bent over de dienstverlening van Forward GGZ, dan willen we dat graag weten. Met je klacht kan Forward GGZ zijn zorg en omgang met privacy van zowel patiënten als medewerkers verbeteren. Als je een klacht wilt indienen, kan je ons daar een mail over sturen via verbeterpunten@forwardggz.nl

3.3. Een klacht indienen

Wanneer je het niet eens bent met de wijze waarop wij als Forward GGZ omgaan met de verwerking van jouw persoonsgegevens, kan je een klacht bij ons indienen. Wanneer wij er onderling niet uitkomen, heb je het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Versie september 2019

[1]Persoonsgegevens: voorbeelden van persoonsgegevens zijn naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, geboorteplaats, geboortedatum en e-mailadressen.

[2] Bijzondere persoonsgegevens: voorbeelden van bijzondere persoonsgegevens zijn gegevens die iets zeggen over iemands gezondheid, ras, godsdienst, strafrechtelijk verleden of seksuele leven. Ook het Burgerservicenummer (BSN) en lidmaatschap van een vakvereniging zijn bijzondere persoonsgegevens.